Tools & Software, die jeder Recruiter kennen muss Die kleinen Helferlein eines jeden Recruiters

Das Recruiting ist und wird auch immer eine wegweisende Abteilung eines Unternehmens sein. Das richtige Personal für eine offene Stelle zu finden und dann auch ans Unternehmen zu binden kann schnell über Erfolg und Misserfolg eines Konzeptes oder einer Geschäftsidee entscheiden. Hier im ALPHAJUMP Arbeitgeberguide haben wir die wichtigsten und innovativsten Tools für Recruiter zusammengefasst, die, unserer Meinung nach, bei modernem Recruiting nicht fehlen dürfen.

Recruiting Tools
Verfasst von: Redaktion | Artikel vom: 25.09.2018 | Aktualisiert am: 07.02.2019

Recruiting Tools & Recruiting Software für die Personalsuche

Personaler sind stets bemüht das fähigste und geeignetste Personal für eine zu besetzende Stelle zu finden. Nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit brauchen Unternehmen im Durchschnitt 95 Tage, um eine offene Stelle zu besetzen. Das moderne Recruiting hat einige Tools hervorgebracht, die die Arbeit in der Personalabteilung um ein Vielfaches vereinfachen können.

Im ALPHAJUMP Arbeitgeberguide werden die, unserer Meinung nach, wichtigsten und besten Tools vorgestellt, die die Personalarbeit um ein Vielfaches vereinfachen können.

Du bist Personaler oder Arbeitgeber und möchtest, dass Top-Talente auf Dein Unternehmen aufmerksam werden? Du interessierst Dich für Innovationen bei der Personalsuche und dir ist eine persönliche Betreuung, Liebe zum Handwerk und Spezialisierung wichtig? Dann bist Du bei der Personal-Agentur ALPHAJUMP aus Koblenz goldrichtig. Weitere Informationen für Arbeitgeber gibt es hier: Personalsuche mit ALPHAJUMP

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1. Modernes Recruiting

Die Arbeit in den HR-Abteilungen hat in den letzten Jahren und durch die Digitalisierung einen Wandel erlebt, der sich in den nächsten Jahren immer weiterverbreiten und auch sehr wahrscheinlich –entwickeln wird. Zeiten der einfachen, postalischen Bewerbung und Print-Stellenanzeigen gehören der Vergangenheit an.

Mitarbeiter sind das Rückgrat eines jeden Unternehmens und können über Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Falsch getroffene Personalentscheidungen können häufig nur schwerlich berichtigt werden. Umso wichtiger ist es, beim Recruiting alle Möglichkeiten auszuschöpfen, die diesen Entscheidungsprozess unterstützen.

Einige Experten sehen auch einen Wandel in der eigentlichen Bezeichnung des Arbeitsbereiches. Der Wandel von „Personalabteilung“ zu „Human Resources Manager“ ist auf die Anglisierung deutschen Sprache zurückzuführen. Doch jetzt entsteht langsam ein Wandel, in dem die Mitarbeiter nicht mehr als „Ressourcen“ betrachtet werden, sondern das Individuum wieder im Vordergrund steht.

So hat sich auch die Reichweite der modernen Personalgewinnung um ein Vielfaches vergrößert, Dank des Internets. Begriffe wie Talent Management, Mobile Recruiting, Employer Branding, Active Sourcing und Konzepte wie Social Media Recruiting oder noch spezieller Facebook Recruiting ermöglichen dem modernen Recruiter abertausende mögliche Bewerber ansprechen zu können und so auf das Unternehmen aufmerksam zu machen. Natürlich gibt es hier sowohl Vor- als auch Nachteile, die Dir im jeweiligen Artikel präsentiert werden. Schau doch auch dort später einmal nach, denn in diesen Artikeln haben wir einige Tipps und Tricks für die Personalsuche zusammengefasst. Insbesondere, wie Employer Branding und Active Sourcing damit gelingt.

2. Tools & Software, die jeder Recruiter kennen sollte

2.1 Job-Plattformen

Eine Online Job-Plattform ist unterm Strich ein riesiges, digitales schwarzes Brett oder die Seite der Stellenanzeigen in einer Zeitung in digitaler Form. Du hast also mit einer solchen Recruiting Software die Möglichkeit, deine Stellenanzeigen für eine enorm große Menge an Arbeitssuchenden zugänglich zu machen.

Ein wirklich großer Vorteil von Jobportalen im Internet ist, dass auf jeden Fall die richtige Zielgruppe angesprochen wird und das sowohl aus Arbeitgebersicht, als auch Arbeitnehmersicht. Es werden nur mögliche Kandidaten angesprochen, die wirklich auf Jobsuche sind und von den Jobsuchenden auch wirklich nur Unternehmen, die gerade eine spezielle Position zu besetzen haben.

Wie in vielen unternehmerischen Bereichen haben sich einige Jobbörsen auf eine besondere Gruppe oder Region spezialisiert. So gibt es einmal Plattformen, die keine spezielle Richtung einschlagen und alle mögliche Berufskategorien, Branchen und Regionen aufnehmen.

Dann gibt es zum Beispiel bestimmte eher regional spezialisierte Jobbörsen, die sich meist auf eine ganz bestimmte Region konzentrieren. Je nachdem kann diese örtliche Eingrenzung wirklich auf regionaler Ebene enden oder aber auf nationaler Ebene.

Eine weitere Eingrenzung von bestimmten Job-Plattformen kann sich auf bestimmte Nischen beziehen. Das muss nicht unbedingt bedeuten, dass eine solche Plattform nur extrem seltene Berufe vermittelt, sondern einfach, dass es sich auf eine bestimmte Zielgruppe spezialisiert hat. Solche Nischen können unter anderem in Branchen, wie Technik und Telekommunikation, Berufen, wie Ingenieur, oder einer bestimmten Zielgruppe liegen, wie Studierende bzw. Young Professionals.

Ein mögliches Beispiel für eine solche Job-Plattform ist ALPHAJUMP. Unser Konzept stellen wir Dir hier in Kürze vor:

Beispiel: ALPHAJUMP

Externe Personalbeschaffung mit einer neuartigen Ansprache: Mit ALPHAJUMP haben wir ein Tool für die Personalrekrutierung entwickelt, das die Personalsuche, insbesondere zu Beginn des Rekrutierungsprozesses, optimiert. Von der ersten Filterung geeigneter Kandidaten, bis hin zur ersten proaktiven Ansprache, dem Active-Sourcing optimieren wir fast automatisch mit ALPHAJUMP.

Für eine zielführende Personalsuche und eine optimale Stellenbesetzung müssen nicht zwanghaft viele Ressourcen verschwendet werden. Unser eigens entwickelter und perfektionierter Job-Matching-Algorithmus ermöglicht es Dir, genau zu sehen, welche Talente aus unserer, über 56.000 Personen umfassenden Datenbank, zu deinen Stellenanzeigen und den Anforderungen passen.

Durch die die modernen Rekrutierungsmethoden der ALPHAJUMP Personalsuche sparst du wertvolle Zeit und kannst Fehler im Rekrutierungsprozess und der in der Personalbeschaffung vermeiden. Zusammengefasst lässt dich die Arbeitsweise von ALPHAJUMP in vier Schritte einteilen:

  1. Erstellung eines Anforderungsprofils
  2. Recherche mit Hilfe einer Job-Matching-Technologie. Präsentation möglicher Kandidaten nach Kandidaten-Kampagnen unserer Recruiting-Spezialisten
  3. Vorstellungsgespräche ausschließlich mit Bewerbern, die den Anforderungen aus dem Anforderungsprofil entsprechen
  4. Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und erfolgreiche Kandidatenvermittlung

2.2 Chatbots

Chatbots, oder einfach nur Bot, erobern langsam aber sicher die die Herzen der Unternehmer. Eine der zahlreichen Definitionen lautet: „Chatbots oder Chatterbots sind Dialogsysteme mit natürlichsprachlichen Fähigkeiten textueller oder auditiver Art.“

Ganz vereinfacht erklärt ist ein solcher Bot ein Computerprogramm, mit dem der Nutzer auf schriftlicher Basis oder mit Hilfe seiner Stimme kommunizieren kann. So kann der User quasi bei Fragen einfach in einem Messenger mit dem Computer „chatten“ und direkt gewisse Antworten bekommen.

In gewisser Weise beinhalten Chatterbots eine gewisse Form der künstlichen Intelligenz, damit das Programm in der Lage ist, die Eingaben und eventuell Fragen des Users zu verstehen und aus den hinterlegten Informationen in seiner Datenbank die Richtige auswählt und präsentiert. Rein technisch gesehen sind die aber eher als mit den Volltextsuchmaschinen verwandt.

Eine besondere Art der Chatterbots hat es in den letzten Jahren in unsere Haushalte geschafft. Sie hören zum Beispiel auf die Namen: „Alexa“ oder „Siri“. Diese Sprachassistenten der IT-Giganten Amazon und Apple sind auch Chatbots, die mithilfe eines Sprachassistenten die Informationen noch eigenständig äußern.

Ein mögliches Beispiel für einen solchen Chatbot ist: Der Bote der Sparkasse. Im Folgenden stellen wir Dir kurz das Prinzip des Chatbots an dem Beispiel der Sparkasse vor:

Der Bot der Sparkasse

Seit Anfang 2007 hat die Sparkasse gemeinsam mit ihrer App „Kwitt“ den Chatbot „Bote der Sparkasse“ ihren Nutzer zu Verfügung gestellt. Er basiert, wie sehr viele andere Chatterbots auch, auf Grundlage des Facebook Messengers.

Der „Boten“ ist so programmiert worden, dass eine, scheinbar, wirkliche Kommunikation zwischen der Software und dem Nutzer stattfindet und am Ende ein vollindividualisiertes Video erstellt wird, dass dann weitergeleitet werden kann, um im Fall von „Kwitt“ und dem folgenden Bild darauf hinweisen soll, dass jemand noch Schulden hat.

Chatbot - Arbeitgeber
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Chatbot - Arbeitgeber

2.3 Informationsverwaltungssysteme

Informationen sind in den letzten Jahren immer wichtiger geworden und haben sich zu einem wirklich teuer bezahlten Gut entwickelt. Das erkennt man allein daran, dass sich ganze Berufe um die Organisation der firmeninternen Informationen entwickelt haben.

Im Recruiting ist der richtige Umgang mit Informationen auch essenziell, damit keine Fehler im eigentlichen Recruiting-Prozess entstehen. Allein eine kleine Verwechslung, die aufgrund von unsauber dokumentierten Informationen entstanden ist, kann den perfekten Kandidaten ignorieren und dafür einen vielleicht weniger für den Job geeigneten einstellen.

Deshalb gilt wie in fast allen Bereichen im Leben: Ordnung ist das halbe Leben. Wichtig ist, die Informationen an einem Ort zu sammeln und dann immer wieder in diesem „Archiv“ nach den benötigten Informationen zu suchen. Sobald man verschiedene (Speicher-)Orte für verwandte und aufeinander aufbauende Informationen hat, kommt es zweifelsfrei zu Chaos und dadurch Fehlinformationen.

Eine ganz einfache Lösung, damit Du einem solchen Problem gar nicht erst begegnest ist ein Informationsverwaltungssystem, an dem alle deine Informationen gesammelt werden und du dadurch eine geordnete Informationsquelle nutzt.

Wichtig ist nur, das System immer wieder zu aktualisieren und die neuesten Informationen einzutragen, denn ansonsten verliert es vollkommen seinen ursprünglichen und bringt nur unnützen Mehraufwand.

Eines der weitverbreitetsten Informationsverwaltungssysteme ist Evernote, was wir Dir natürlich auch kurz vorstellen wollen:

Evernote

Evernote ist ein seit 2008 öffentlich zugänglicher, webbasierter Notizdienst, der die Informationsverwaltung enorm erleichtern kann. In seinem individuellen Evernote Account kann ein Recruiter sich nicht nur Notizen, beispielsweise während eines Bewerbungsgesprächs machen, sondern alle in seiner Arbeit notwendigen Notizen und Informationen an einem Punkt speichern.

Evernote ist aber mehr als nur eine reine Speicherplattform für Notizen. So kann man beispielsweise sich To-do-Listen anlegen, wie das Vorgehen in der nächsten Zeit geplant ist und so ganze Projekte koordinieren. Je nachdem ob man die Premium-Version für sich kauft kann man bis zu 10 GB monatlich uploaden, die von jedem internetfähigen Endgerät wieder abrufbar sind.

2.4 Social Media Tools / Social Media Software

Gerade in der Generation Z nimmt das Social Media Recruiting eine immer wichtigere Rolle ein. Durch die riesen Möglichkeiten, die sich bei der modernen Personalarbeit mit den sozialen Medien bieten, können Personaler beispielsweise ihrer Reichweite vervielfachen.

Was vor einigen Jahren noch in Print-Stellenanzeigen (passive Personalbeschaffung) nur von verhältnismäßig wenig gelesen wurde, kann heute Dank sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter, Xing und vielen weiteren, direkt den richtigen Leuten angezeigt werden. So steigt die Wahrscheinlichkeit, den passenden Kandidaten für die offene Stelle zu finden.

Was ein Segen ist kann allerdings auch gleichzeitig ein kleiner Fluch sein: Die große Auswahl an sozialen Netzwerken. Falls man für jede einzelne Social Media Plattform eigenständig arbeitet, dann nimmt die Arbeit kein Ende. Deshalb wurden bestimmte Social Media Tools entwickelt, die die Arbeit enorm erleichtern können.

So vereinen diese Tools die Arbeit in den verschiedenen Plattformen in sich und man kann von einem Programm aus in den verschiedensten sozialen Medien Posts veröffentlichen. Ein zusätzlich enormer Pluspunkt ist die Möglichkeit Tage oder sogar Wochen in die Zukunft planen zu können. So kann in wenigen Stunden ein Social Media Manager oder HR-Manager Posts planen, die in der Zukunft, ohne weiteres vollautomatisch veröffentlicht werden.

Ein solches Social Media Tool, mit dem wir selbst bei ALPHAJUMP auch arbeiten, ist Dirico und wird dir im Folgenden kurz präsentiert:

Dirico.io

Dirico bietet Dir als Social Media Manager oder auch HR-Manager nicht nur die Möglichkeit auf verschiedenen sozialen Medien, wie Facebook, Twitter, Xing und LinkedIn, Posts zu veröffentlichen, sondern bietet dir wirklich alle Funktionen der einzelnen Plattformen. Fast so als ob du direkt auf der Website arbeiten würdest.

Zusätzlich kannst du dir auch deine eigentliche Performance und eine Analyse anzeigen lassen. So kannst du direkt kontrollieren, ob deine bisherige Social Media Strategie die gesetzten Ziele erreichen wird oder ob gewisse Veränderungen vorgenommen werden sollten.

Mit Dirico kannst du ganze Kampagnen im Voraus planen und konzipieren, die dann vollautomatisch, nach einem vor dir vorher festgesetzten Plan „gefahren“ werden und die Posts in die weite Welt der sozialen Netzwerke entlassen werden.

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Mit ALPHAJUMP bekommst Du einen Partner, der sich auf die Rekrutierung von Studenten und Absolventen spezialisiert hat. Mit mehr als 10 Jahren Erfahrung im Hochschulmarketing positionieren wir Euch zielführend und nachhaltig bei Eurer Zielgruppe. Weitere Informationen hier: Personalsuche mit ALPHAJUMP

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2.5 Filtersysteme

Jede Bewerbung, in großen Unternehmen, geht nicht direkt zu einem Personaler durch, denn ansonsten würde er einfach verzweifeln. Gerade bei wirklich großen, internationalen Firmen wird ein jede Bewerbung erstmal durch ein bestimmtes Filterprogramm, einem „Applicant Tracking System“, geschickt.

Solche Systeme speichern nicht nur eingegangene Bewerbungen und helfen dem Recruiter bei der Organisation, sondern können auch die besten Kandidaten für eine zu besetzende Stelle Filtern und dem Personaler besonders highlighten. Dadurch kann in der modernen Personalarbeit wirklich immens viel Zeit gespart werden.

Doch wie eigentlich immer gibt es auch eine zweite Seite der Medaille. Es ist von höchster Bedeutung, dass die eigentlichen Filteroptionen eines Applicant Tracking Systems wirklich perfekt passen! Ansonsten fallen die Top-Kandidaten einfach durch das System durch und werden dem Recruiter nicht wirklich präsentiert.

Das wohl größte Applicant Tracking System stammt aus Amerika, lautet Bullhorn und wollen wir Dir hier natürlich auch etwas genauer vorstellen:

Bullhorn

Das ebenfalls aus Amerika stammende Applicant Tracking System „Bullhorn“ ist ein cloudbasiertes Programm, speziell für Personalvermittler und dir HR-Abteilung von Unternehmen. Bullhorn dient als zentraler Dreh und Angelpunkt im Recruiting, in dem vom ankommenden Lebenslauf und der Bewerbung bis hin zur eigentlichen Einstellung alles zentral gespeichert und bearbeitet wird.

Zusätzlich bietet Bullhorn die Möglichkeit Echtzeit-Berichte über die aktuelle Personal-Lage zu generieren, die dem Personaler wichtige Informationen über die gegenwärtige Situation liefern können. Aus diesen Berichten kann der Recruiter mögliche zukünftige Szenarien, die zum Beispiel bestimmte neue Fachkräfte benötigen, vorherzusehen und schon frühzeitig mit der Personalsuche beginnne. Da Bullhorn eines der schnellsten cloud-basierten Applicant Tracking System ist, können die Informationen schnell und von der ganzen Welt aus erreicht werden.

Quellen:

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