Vorbereitung für das Vorstellungsgespräch worauf Du als Arbeitgeber achten musst

Geeignetes Personal für offene Stellen zu finden ist in der gegenwärtigen Zeit für viele Arbeitgeber eine komplexe Problematik. Die meist relativ kurze Zeit eines Bewerbungsgespräches muss ausreichen, um sich ein umfangreiches Bild des Bewerbers zu machen und auf dieser Grundlage zu entscheiden, ob der Anwärter qualifiziert ist für die Stelle. Eine gründliche Vorbereitung kann viele Dinge direkt Vereinfachen. Der ALPHAJUMP Arbeitgeberguide erklärt dir, welche Vorbereitungen wirklich wichtig sind für ein anstehendes Vorstellungsgespräch.

Vorbereitung für das Vorstellungsgespräch
Verfasst von: Redaktion | Artikel vom: 24.09.2018 | Aktualisiert am: 07.02.2019

Was vor einem Vorstellungsgespräch beachtet werden muss?

Nicht nur als potenzieller neuer Arbeitnehmer muss ein Bewerbungsgespräch gezielt vorbereitet werden, sondern diese Aufgabe kommt auch auf den Arbeitgeber zu. Gerade in deinem ersten selbstgeführten Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber ist wahrscheinlich nicht nur dein Gegenüber nervös, sondern auch Du. Deine Entscheidung nach dem Bewerbungsgespräch kann nicht nur über die Zukunft des Bewerbers entscheiden, sondern kann auch große Auswirkungen auf die Zukunft des Unternehmens haben. Deshalb gilt: Vorbereitung muss sein! In diesem Artikel des Arbeitgeberguides von ALPHAJUMP erfährst Du, wie Du gründlich ein anstehendes Bewerbungsgespräch vorbereitest und somit Du am Ende keine mögliche Fehlentscheidung triffst.

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1. Geeignete Bedingungen schaffen

Die einfachsten Schritte in der Vorbereitung eines Vorstellungsgespräches sind, eine geeignete und angenehme Umgebung zu schaffen. In einem dunklen und stickigen Raum hält sich niemand gerne auf und die Konzentration sinkt immer und immer weiter. Die perfekt e Lösung wäre natürlich ein unternehmensinterner Tagungsraum oder ähnliches, aber auch wenn man über einen solchen Luxus nicht verfügt, findet man überall einen hellen und offenen Raum, der sich anbietet.

Schon Kleinigkeiten wie ein Glas Wasser oder eine Tasse Kaffee können die angespannte Stimmung direkt auflockern und ein produktives Gespräch in die Wege leiten. Wichtig ist in dem Fall nur, dass der Raum vorbereitet ist. Wenn der Bürotisch noch voller Unterlagen ist und Stühle gerückt werden müssen, dann verliert man nicht nur wertvolle Zeit, sondern macht auf den Bewerber möglicherweise einen unstrukturierten Eindruck.

Solche kleinen Aufmerksamkeiten können sich besonders positiv auf dein Employer Branding auswirken. Das Employer Branding sind die Maßnahmen eines Unternehmens, die sie treffen, um sich auf dem Arbeitsmarkt als besonders attraktiver Arbeitgeber zu etablieren.

2. Das kleine Einmaleins der Vorbereitung

Wie schon gesagt können Kleinigkeiten das Bewerbungsgespräch sowohl dich für dich als Arbeitgeber, als auch für die Bewerber, sehr viel angenehmer machen. Gerade wenn Du dein erstes persönliches Bewerbungsgespräch leiten sollst, bist Du vielleicht genauso nervös wie dein Gegenüber.

Ein Bewerbungsgespräch kann mit der richtigen Vorbereitung und bei Beachtung einiger kleiner Aspekte auch wirklich Spaß machen. Man kommt mit vielen verschiedenen Persönlichkeiten in Kontakt und führt anregende Gespräche. Im kleinen Einmaleins der Vorbereitung des ALPHAJUMP Arbeitgeberguides erfährst Du kleine aber feine Tipps, die dir bei der Vorbereitung eines Bewerbungsgespräches helfen.

  • Der Raum: Wie vorher schon erklärt sollte der Raum, in dem das Bewerbungsgespräch stattfindet, eine positive Gesprächsatmosphäre bieten. In einem hellen, gut gelüfteten Raum kann die Zeit und auch mögliche Nervosität wie im Flug vergehen. Ein bereitstehendes Glas Wasser wirkt nicht nur sehr zuvorkommend auf den Bewerber, sondern zeigt gleichzeitig, dass das Unternehmen sich um seine (zukünftigen) Angestellten kümmert.

  • Sitzordnung: Vor einigen Jahren sah ein Bewerbungsgespräch meist so aus: Auf der einen Seite sitzen die verantwortlichen des Unternehmens und ihnen direkt gegenüber der Kandidat, vergleichbar mit einem Verhör. Viel produktiver und angenehmer ist es, eine Sitzordnung zu wählen, die keine direkte Hierarchie zwischen Verantwortlichen und Bewerbern ergibt, wie beispielsweise an einem runden Tisch.

  • Hierarchien einhalten: Insbesondere wenn mehrere Personen des Unternehmens am Bewerbungsgespräch teilnehmen ist es wichtig, vorher einen klaren Gesprächsführer zu benennen, wer am Gespräch teilnehmen soll und in welcher Reihenfolge danach Fragen gestellt werden sollen. Nichts ist verwirrender als eine chaotische Gesprächsstruktur, wo keiner weiß welche Frage gerade im Raum steht.

  • Bewerbungsunterlagen: Ein absoluter Kardinalsfehler ist es, die Bewerbungsunterlagen das erste Mal richtig zu begutachten, wenn der Bewerber vor einem sitzt. Zur gründlichen Vorbereitung eines Bewerbungsgespräches gehört auch, sich auf die einzelnen Bewerber vorzubereiten und das bedeutet, die Unterlagen, also Lebenslauf, Motivationsschreibe oder andere Dokumente, gründlich zu lesen.

  • Interesse zeigen: In der Zeit des Bewerbungsgespräches steht die Konversation zwischen dir und dem Bewerber im Vordergrund, dass bedeutet Du solltest die Vorbereitungen abgeschlossen haben und nicht erst damit beginnen, wenn er vor dir steht.

  • Ruhe: Nichts ist störender, als ständige Unterbrechungen des Bewerbungsgespräches durch klingelnde Telefone oder Mitarbeiter, die in den Raum platzen. Am besten wissen deine Arbeitskollegen, dass sie dich wirklich nur im absoluten Notfall unterbrechen dürfen und ansonsten lieber abwarten, bis das Gespräch zu Ende ist.

  • Ehrlichkeit: Sollte eigentlich absolut selbstverständlich sein, doch einige halten sich doch nicht dran. Es ist vollkommen verständlich das Unternehmen im besten Licht präsentieren zu wollen, doch das Blaue vom Himmel herunter lügen ist einfach ein No-Go. Wie der deutsche Journalist Wolfgang Reus schrieb: „Ehrlichkeit hat ihren Preis. Im Endeffekt kommt sie aber doch billiger als die Lüge.“

  • No-Go Fragen: Es gibt einige unzulässige Fragen und somit Lebensbereiche, die schlicht und ergreifend ein Tabu sind. Beispielsweise nach möglicher zukünftiger Familienplanung zu frage oder auch andere absolut privaten Umstände gehören auf keinen Fall in ein Bewerbungsgespräch und sollten von vornherein komplett ausgeschlossen werden.

  • Zeitpuffer einplanen: Gerade wenn neue Mitarbeiter für ein spezielles Projekt gesucht werden, dass einen vordefinierten Beginn hat, ist es wichtig genügend Vorlauf für die Bewerbungsgespräche und die folgende Entscheidung einzuplanen. Sobald eine Personalentscheidung getroffen werden muss, weil keine Zeit mehr ist, kann es zu Fehlentscheidungen kommen.

  • Hab Spaß: Der letzte Punkt unseres kleinen Einmaleins der Vorbereitung eines Bewerbungsgespräches ist: Hab Spaß an der Arbeit und Vorbereitung. Wenn Du mit einer positiven Ausstrahlung in ein Bewerbungsgespräch reingehst, bekommst Du eigentlich immer eine positive Antwort und aus einem faden Bewerbungsgespräch wird eine spannende Unterhaltung.

3. Ein Gesprächsleitfaden bringt Ordnung

Einer der wichtigsten Punkte in der Vorbereitung auf ein anstehendes Vorstellungsgespräch ist einen geordneten Gesprächsleitfaden zu konzipieren. Der Leitfaden sollte das gesamte Bewerbungsgespräch führen und natürlich solltest Du dich auch daran halten. Die beste Vorbereitung bringt schließlich nichts solange Du dich nicht daran hältst.

Das Grundgerüst sieht in den meisten Gesprächsleitfäden für Bewerbungsgespräche ungefähr gleich aus. Es besteht aus fünf groben Phasen:

  • Begrüßung und Small Talk
  • Kennenlernen
  • Vorstellung des Unternehmens und der zu besetzenden Stelle
  • Rückfragen
  • Abschluss und Verabschiedung

Auch einen groben zeitlichen Rahmen zu setzen gehört mit zur Vorbereitung eines Gesprächsleitfadens. Je nach Position und Verantwortung kann ein zufriedenstellendes Bewerbungsgespräch auch mal eine Stunde gehen oder länger. Der Fokus sollte auf jeden Fall der zweiten Phase, dem Kennenlernen des Bewerbers liegen.

Eine genauere Erklärung wie Du einen strukturierten Gesprächsleitfaden für das nächste anstehende Bewerbungsgespräch bzw. Vorstellungsgespräch vorbereiten kannst und was genau zu beachten ist, findest Du auf unserer Seite im ALPHAJUMP Arbeitgeberguide Bewerbungsgespräch führen – Leitfaden und Fragenkatalog.

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4. Wo liegen die Prioritäten? Muss oder Kann?

Für eine offene Stelle im Unternehmen sind in den meisten Fällen verschiedene Qualifikationen vonnöten. So haben auch die verschiedenen Bewerber individuelle Kompetenzen, die sie möglicherweise besonders für die Stelle qualifizieren. Deshalb gehört zu einer gründlichen Vorbereitung eines Vorstellungsgespräches die Muss-Kann-Kompetenzen der offenen Stelle zu definieren.

4.1. Muss-Kompetenzen

Die sogenannten Muss-Kompetenzen, oder auch Muss-Qualifikationen, gehören zu den Eigenschaften, die ein Bewerber in jedem Fall mitbringen sollte und die auch, in der Regel, ausschlussentscheidend sind. Da diese Kompetenzen wirklich essenziell für die offene Stelle sind, sollten sie besonders hervorgehoben werden, beispielsweise durch Fettdruck oder es sollte explizit darauf hingewiesen werden.

Oftmals sind Muss-Qualifikationen sogenannte Hard Skills. Die deutsche Übersetzung dieser Fähigkeiten lautet harte Faktoren und beschrieben werden damit bestimmte berufstypische Qualifikationen. Das kann dann beispielsweise ein abgeschlossenes Studium, eine Ausbildung oder die bisherigen beruflichen Erfahrung sein. Der Vorteil an den Hard Skills ist, dass sie relativ einfach durch Zeugnisse oder Arbeitszeugnisse zu dokumentieren sind.

Auch durch eine bestimmte Wortwahl kann dem Bewerber die Information weitergegeben werden, wie wichtig die Anforderung in diesem Fall ist. Bestimmte Formulierungen für Muss-Kompetenzen könnten zum Beispiel so lauten:

  • Kenntnisse in … werden vorausgesetzt
  • Gesucht wird …
  • Voraussetzung ist, …
  • Mitgebracht werden muss …
  • Notwendig ist …

4.2. Kann-Kompetenzen

Die andere Form der Kompetenzen sind die Kann-Kompetenzen, bzw. Kann-Qualifikationen. Diese sind kein wirklich direktes, zwingendes Einstellungskriterium, doch wenn der Bewerber über diese Kompetenzen verfügt, ist das ein definitiver Mehrwert. Auch hier gibt es bestimmte Formulierung, um die Kann-Kompetenzen sinnvoll in die Stellenanzeige einzubinden:

  • Von Vorteil sind …
  • Wünschenswert wären …
  • Kenntnisse in ... werden gerne gesehen

Kann Qualifikationen beinhalten häufig Soft Skills bzw. weiche Faktoren. Diese individuellen Eigenschaften bestehen meist aus persönlichen Kompetenzen, sozialen Kompetenzen oder sogenannte methodische Kompetenzen . Oftmals sind die Soft Skills eines Bewerbers wesentlich schwieriger einzuschätzen, denn sie können selten durch Zeugnisse oder ähnliches hinterlegt werden. In diesem Fall musst Du als Arbeitgeber die richtigen Fragen im richtigen Moment stellen und kannst dann meistens die persönlichen Stärken und Schwächen des Bewerbers einschätzen.

Weitere hilfreiche Informationen wie die perfekte Stellenanzeige zu schreiben ist, mit Tipps und auch Beispielen, findest Du im Artikel des ALPHAJUMP Arbeitgeberguides über die perfekte Stellenanzeige – Tipps und Beispiele.

5. Die richtigen Fragen führen zum Ziel

Wer sich spontan bestimmte Frage einfallen lassen möchte muss entweder schon eine Vielzahl an Bewerbungsgesprächen geführt haben oder es kann ganz schnell schief gehen. Ein vorbereiteter Fragenkatalog ist nicht allzu viel Arbeit und garantiert auf jeden Fall den flüssigen Ablauf eines Bewerbungsgespräches.

Mit gezielt gestellten Fragen im Vorstellungsgespräch kann man einige Informationen aus dem Bewerber herauskitzeln, die vielleicht entscheidend sein können in der Personalentscheidung. Wie schon im Einmaleins erwähnt gibt es einige Fragen, die ein Tabu sind, doch Sinn eines Bewerbungsgespräches ist, den möglichen zukünftigen Mitarbeiter kennenzulernen, um dann entscheiden zu können, ob er die offene Stelle ausfüllen kann.

Es gibt Aspekte, die mit gezielten Fragen schnell beantworten werden können. Eine kleine Auswahl an klassischen Fragen, die ein Fragenkatalog für ein Bewerbungsgespräch auf jeden Fall enthalten sollten sind beispielsweise:

  • „Welche Stärken und Schwächen können Sie bei sich feststellen?“
  • „Wie motivieren Sie sich?“
  • „Wie sieht der ideale Aufgabenbereich für Sie aus?“
  • „Warum sollten wir Sie einstellen?“
  • „Wie ist Ihr Eindruck zu unserem Unternehmen und Produkt?“

Offene Fragen stellen bietet die Möglichkeit dem Bewerber sich vor Dir, dem potenziellen Arbeitgeber der Zukunft, zu präsentieren und bietet dir die Möglichkeit, kleine, vielleicht unterbewusst geäußerte oder ausgeführte Informationen aufzuschnappen.

Eine genauere Erklärung wie Du einen gezielten Fragenkatalog für das nächste anstehende Bewerbungsgespräch bzw. Vorstellungsgespräch vorbereiten kannst und was genau zu beachten ist, findest Du auf unserer Seite im ALPHAJUMP Arbeitgeberguide Bewerbungsgespräch führen – Leitfaden und Fragenkatalog.

6. Fazit

Als Fazit kann man eigentlich nur einen Satz nehmen: Auch ein Arbeitgeber muss sich auf ein anstehendes Bewerbungsgespräch vorbereiten, um nicht mögliche Fehlentscheidungen zu treffen und dadurch dem Unternehmen schadet. Das klingt im ersten Moment etwas hart, doch es ist die Wahrheit.

Ein gut vorbereitetes Vorstellungsgespräch bzw. Bewerbungsgespräch muss nicht viel Arbeit sein und die in die Vorbereitung investierte Zeit zahlt sich häufig doppelt und dreifach aus. Mit diesen kleinen Tricks lernst du ein Bewerbungsgespräch richtig führen und einordnen zu können.

In der heutigen hochdigitalisierten Zeit gibt es unzählige Möglichkeiten auf sein Unternehmen aufmerksam zu machen, wenn eine offene Stelle zu besetzen ist: Hast Du schon mal das Konzept des Facebook Recruiting oder allgemeiner Social Media Recruiting? Mit diesen modernen Ansatzpunkten kannst Du eine unzählige Gruppe von jungen und gut qualifizierten Studenten, Absolventen und Young Professionals ansprechen und auf Dein Unternehmen aufmerksam machen.

Quellen / Weiterführende Quellen:

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