Was macht ein Personalreferent? Voraussetzungen, Kompetenzen und Aufgaben

Ein Personalreferent ist für die Personalbedarfsermittlung, -beschaffung, -einsatz, -entwicklung und den Personalabbau verantwortlich. Was macht ein Personalreferent und welche Fähigkeiten und Kompetenzen sind notwendig um als Personalreferent erfolgreich im Job zu sein? ALPHAJUMP verrät es dir.

Themenüberblick: Personalreferent

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Berufsbild Personalreferent

Beruf als Personalreferent - Arbeiten im Personalbereich

Was macht ein Personalreferent? Als Personalreferent trägt man die Verantwortung für eine optimale Deckung des Personalbedarfs innerhalb der einzelnen Abteilungen des Unternehmens. Neben der Bedarfsermittlung übernimmt der Personalreferent die Planung und Umsetzung des gesamten Bewerbungsprozesses und die kaufmännische Abwicklung bei der Einstellung. Durch Gespräche mit den Mitarbeitern und den Abteilungsleitern muss darüberhinaus ermittelt werden, ob optimale Arbeitsvoraussetzungen für die bestehenden Mitarbeiter gegeben sind. Die Implementierung von flexiblen Arbeitszeitmodellen bis hin zu fachspezifischen Weiterbildungsmaßnahmen können dabei zu einem langfristigen Unternehmenserfolg durch produktive und motivierte Mitarbeiter sorgen.

ALPHAJUMP zeigt dir, welche Aufgaben ein Personalreferent hat, welche Skills er mitbringen sollte und wie sein Gehalt ausschaut.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Personalreferent: Definition
  2. Voraussetzungen
  3. Aufgaben eines Personalreferenten
  4. Gehalt und Verdienst
  5. Bewerbung als Personalreferent

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Definition „Personalreferent“

Was genau macht ein Personalreferent? Ein Personalreferent ist für die Personalbedarfsermittlung, -beschaffung, -einsatz, -entwicklung und den Personalabbau verantwortlich. Die Breite des Aufgabenumfeldes wird dabei wesentlich von der Unternehmensgröße beeinflusst. Während der Personalreferent in kleinen Unternehmen als Allrounder für alle Personalaufgaben eingesetzt wird, gibt es in größeren Unternehmen und Konzernen die Möglichkeiten, in einem Fachbereich als Spezialist tätig zu sein. Diese kümmern sich dann beispielsweise nur um die Bedarfsanalyse oder die Betreuung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Personalreferenten begleiten den gesamten Bewerberprozess und entlasten mit deren Vorauswahl die Geschäftsleitung bei der Endauswahl. Es zeigt sich also, dass der Umgang mit Menschen zum Alltag des Personalreferenten gehört und somit Empathie und eine gute Menschenkenntnis neben dem fachlichen Know-How unumgänglich sind.

Die Aufgaben überschneiden sich oftmals mit verwandten Berufsbezeichnungen wie dem Human Resources (Manager), Recruiter, Personalberater/in, Personalentwickler/in oder Personaldisponent/in.

Personalreferent Kompetenzen

Welche Voraussetzungen und Kompetenzen sind notwendig für die Tätigkeit als Personalreferent?

Um als Personalreferent erfolgreich im Beruf zu sein, sollte man einige grundlegende Kompetenzen und Voraussetzungen mitbringen. Mit einem Berufsabschluss im Personalbereich, wie z.B. Personaldienstleistungskaufmann/-frau oder einem Studium mit dem Schwerpunkt Human Ressources Management oder Personalmanagement, hat man bereits die fachlichen Grundlagen erlernt. Nicht ungewöhnlich sind auch Quereinsteiger aus dem kaufmännischen Bereich, welche durch Weiterbildungen, wie die der Industrie- und Handelskammern, eine Qualifizierung im Personalmanagement erlangen.

Durch die Berufserfahrung erlangt man im Anschluss die Fähigkeit, sicher mit den EDV-Programmen, wie der Recruiting-Software oder den Office Programmen umzugehen, welche für den Arbeitsalltag besonders wichtig sind. Durch die Digitalisierung der Unternehmen wird erwartet, dass sich der Einsatz der Technologien in den kommenden Jahren weiter ausweiten wird, sodass es hier gilt, immer auf dem neusten Stand zu sein.

Berufserfahrung trägt auch dazu bei, seine Menschenkenntnis zu verbessern. Besonders empathische Menschen punkten als Personalreferent in diversen Bereichen wie der Personalauswahl und der späteren Personalbetreuung. Diese Kompetenz wird besonders von der Personalführung geschätzt, da nicht nur interessante Kandidaten eingestellt werden, sondern auch Mitarbeiter langfristig zufriedener im Unternehmen sind und damit die Fluktuationsquote geringgehalten wird. Auch die Kommunikationsfähigkeiten des Personalreferenten spielen eine entscheidende Rolle, da diese in sensiblen Mitarbeiter- und Bewerbergesprächen gefordert sind. Seien es Vorstellungsgespräche oder Mitarbeiterbewertungen – wer sich geschickt ausdrücken kann und den Spagat zwischen den Wünschen der Mitarbeiter und denen des Unternehmens schafft, kann als Personalreferent erfolgreich im Job sein. Darüber hinaus befähigen diese Qualitäten mit zusätzlicher Führungskompetenz zu einer Übernahme von Personalverantwortung als Abteilungsleiter des Personalwesens.

Neben dem Trend der Digitalisierung spielen auch die Auswirkungen der Globalisierung eine entscheidende Rolle, denn die sozialen Kompetenzen sollten auf eine interkulturelle Ebene ausgeweitet sein. Ausgezeichnete Fremdsprachenkenntnisse runden das Profil des Personalreferenten ab und ermöglichen die optimale Betreuung eines internationalen Teams.

Kompetenzen Muss:

  • Personalmanagement
  • Arbeitsrecht
  • EDV-Kenntnisse (HR-Software)
  • Analytische Fähigkeiten

Kompetenzen Kann:

  • Kommunikationsfähigkeit
  • Teamfähigkeit
  • Interkulturelle Qualifikationen
  • Sozialkompetenz & Empathie
  • Organisationstalent
  • Fremdsprachenkenntnisse

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Welche Aufgaben hat ein Personalreferent?

Die Aufgaben des Personalreferenten sind vielseitig und umfassen, je nach Unternehmensgröße und Organisation des Personalwesens, generelle oder spezifische Aufgabenbereiche. Das übergeordnete Ziel des Personalreferenten ist es, den Personalbedarf eines Unternehmens mit langfristigen, qualifizierten Mitarbeitern zu decken. Die Fluktuationsquote und die Kosten der Personalbeschaffung sollen damit so gering wie möglich gehalten werden.

Eine wesentliche Aufgabe ist die Personalbedarfsplanung. Diese bedarf eine enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und hat das Ziel, ausreichend Personal mit den passenden Qualifikationen für den Fachbereich zu berechnen und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen.

Personalreferent Aufgaben

Ist der Bedarf ermittelt, geht es bei der Personalbeschaffung hauptsächlich um die Aufgabe geeignete Mitarbeiter zu rekrutieren. Zu den Aufgaben des (Junior) Recruiters und Personalreferenten gehören das Schalten von Stellenanzeigen und anschließend die Vorauswahl von Bewerbern anhand der Bewerbungsunterlagen und speziell entwickelten Assessment Centern und die anschließende Durchführung von Vorstellungsgesprächen. Nachdem die Bewerber durch den Personalreferenten vorgefiltert wurden, bieten sie optimale Entscheidungsgrundlage für Abteilungsleiter und die Geschäftsleitung, welche die eigentliche Endauswahl der neuen Mitarbeiter übernehmen.

Um die Mitarbeiter auch langfristig im Unternehmen zu halten, ist eine qualifizierte Mitarbeiterbetreuung ein weiterer wichtiger Bestandteil. In Mitarbeitergesprächen versucht der Personalreferent die Anliegen und Probleme der einzelnen frühzeitig zu erkennen und entsprechende Lösungsmodelle mit der Geschäftsleitung zu erarbeiten. So kann die Einführung flexibler Arbeitszeiten oder innovativer Entlohnungsmodelle die Arbeitsqualität und Work-Life Balance der Arbeitnehmer erheblich verbessern und langfristig die Qualität der Arbeit verbessern. Auch die Konzeption von Weiterbildungsmaßnahmen und Trainings durch gewachsene Anforderungen im Unternehmen, sowohl im fachlichen Bereich als auch der Soft-Skills der Mitarbeiter, können die Produktivität erhöhen. Dabei muss der Referent im Personalwesen besonders Aufgaben im Personalcontrolling übernehmen, da die Aufwendungen dem Budget entsprechen müssen.

Zusammenfassung - Berufsbild Personalreferent:

Was verdient ein Personalreferent?

Als Personalreferent kann man mit einem ziemlich lukrativen Gehalt rechnen. Auch wenn viele Faktoren wie die Unternehmensgröße, die Branche und der Standort, sowie die eigentliche Berufserfahrung und Qualifikation maßgeblich in die Gehaltsentwicklung einspielen, liegt das Gehalt mit 4.000 EUR brutto im Monat im überdurchschnittlichen Bereich.

Auch die Position wirkt sich auf das Gehalt aus. Während Personalreferenten in kleinen Unternehmen eher als Allrounder eingestellt werden und sich um sämtliche Personalaufgaben kümmern, können sich Personalreferenten in großen Unternehmen als Spezialisten auf Ihrem Gebiet profilieren und haben damit auch höhere Gehaltschancen.

Die Übernahme von Personalverantwortung und der Aufstieg zum Personalleiter sind weitere Möglichkeiten für den beruflichen Aufstieg des Personalreferenten. Voraussetzungen sind dafür nicht nur eine fundierte Berufserfahrung, sondern auch persönliche Erfolge in der Personalentwicklung des Unternehmens. Längst haben viele Unternehmen erkannt, dass die Mitarbeiter für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens verantwortlich sind und als wertvolle Ressourcen anerkannt werden. Damit trägt eine gute Personalabteilung dazu bei der Arbeitszufriedenheit und damit Produktivität durch angemessene Maßnahmen hoch zu halten. Der Trend geht also definitiv über die klassischen Aufgaben hinaus und erfordert eine zukunftsorientierte und moderne Modelle und ein aktives Employer Branding für das Recuiting von neuen Mitarbeitern. Die Chancen im Beruf als Personalreferent eine erfolgreiche Position und entsprechende Entlohnung zu erhalten sind dementsprechend hoch.

Hier erfährst du mehr über das Einstiegsgehalt und die Gehaltsentwicklung als Personalreferent.

Wie bewerbe ich mich als Personalreferent?

Wenn du dich für die Stelle als Personalreferent bewerben möchtest, solltest du dir über das anspruchsvolle Bewerberprofil bewusst sein. Neben den fachlichen Kompetenzen, welche in der Ausbildung oder im Studium erworben wurden, zählen im Beruf des Personalreferenten besonders die weichen Faktoren, die sogenannten Soft-Skills. Bereits im Bewerbergespräch solltest du ein Gespür für den sensiblen Umgang mit den Mitarbeitern deutlich machen. Denn wer als Personalreferent eine empathische Ader hat und somit Probleme der Mitarbeiter frühzeitig erkennen kann und entsprechende Maßnahmen einleitet um diese zu lösen bevor der Arbeitnehmer beschließt das Unternehmen aufgrund dessen zu verlassen, kann zum Unternehmenserfolg beitragen. Als Personalreferent könntest du durchaus gleich auf deine zukünftigen Kollegen in der Abteilung treffen und solltest dir selbstverständlich bewusst sein, dass du in den Unterlagen und Bewerbergespräch durch exzellente Vorbereitung das bietest, was du später in den eigenen geführten Vorstellungsgesprächen erwartest. Ein Assessment Center ist für die Bewerbung um die Stelle als Personalreferent ebenfalls üblich.

Sollte man bereits Berufserfahrung gesammelt haben und sich auf höhere Positionen im Human Resources Management bewerben, ist es selbstverständlich, dass man sein Handwerk bereits bei Bewerbung problemlos unter Beweis stellen kann. Zudem solltest du über Trends im Personalwesen, wie z.B. Employer Branding, bestens informiert. Je nach Spezialisierung können Experten auch aufgrund dessen ein durchaus höheres Gehalt für die Stelle als Personalreferent verlangen.

Weitere Tipps und Tricks für deine Bewerbung zum Personalreferent:

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