Effizientes Arbeiten: Tipps für mehr Produktivität am Arbeitsplatz

Effizientes Arbeiten: Jeder von uns versucht es aber es will einfach nicht immer klappen. Mal hat man nervige Kollegen im Büro sitzen, mal ist es das Telefon das einen immer von seinen eigentlichen Aufgaben abhält. Unsere Tipps verhelfen dir zu effizienterem Arbeiten im Büro.

Produktivität am Arbeitsplatz

Inhaltsverzeichnis

  1. Arbeitseffizienz
  2. Tipps für mehr Effizienz am Arbeitsplatz

Die meisten von uns kennen das Problem. Man kommt morgens ins Büro, bei einer Tasse Kaffee quatscht man mit den Kollegen, liest sich die neuesten Nachrichten durch oder schaut was bei Facebook los ist. Irgendwann beginnt man dann, die ersten E-Mails zu checken und sich an seine Arbeit zu begeben, die Mittagspause ist ja auch nicht mehr weit entfernt. Leider hat dieser Arbeitsrhythmus wenig mit effizientem arbeiten zu tun.

1. Arbeitseffizienz

Was bedeutet überhaupt Arbeitseffizienz? Effizienz ist das Verhältnis zwischen Input und Output, bedeutet, wie viel Aufwand man in seine Arbeit gesteckt hat im Verhältnis dazu, was man am Ende geleistet hat. Der Clue ist es, möglichst effizient zu arbeiten. Also, in weniger Zeit mehr zu erreichen. Im Umkehrschluss würde das bedeuten, dass die meisten bei gleicher Arbeit weniger Arbeitszeit hätten und sich die Überstunden verringern. Was dagegen spricht: Die Zahlreichen Störfaktoren, die der Arbeitsplatz mit sich bringt.

Hier mal eine Auflistung der am öftesten genannten Störfaktoren:

  1. Nervige Mitarbeiter, die ständig quatschen
  2. Das Telefon, das alle paar Minuten klingelt
  3. Das Internet, das immer verfügbar ist
  4. Der Chef, der immer wieder hineinstürmt und etwas von einem will
  5. Das Smartphone, das ständig neue WhatsApp-Nachrichten bereithält

Wenn man seine größten Störfaktoren erkannt hat, ist man bereits einen guten Schritt weiter, die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern. Der nächste Schritt besteht darin, sich zu überlegen, wie man diese Faktoren ausschalten kann. Dafür haben wir im folgenden Tipps und Tricks gesammelt, welche die Arbeitsorganisation extrem verbessern können, so dass man am Ende von Arbeitstag zufrieden sein kann und sich den Feierabend verdient hat.

Störfaktor Kollegen

Jeder zweite Mitarbeiter wird einem bestätigen, dass er oder sie sich durch die anderen Kollegen abgelenkt fühlt. Schließlich gibt es sie in jedem Büro: Die Tratschtanten. Diese Kollegen haben immer was Neues zu erzählen und man fragt sich, ob sie überhaupt arbeiten müssen oder nur für den neuesten Klatsch und Tratsch eingestellt wurden. Ist man einmal in einem Gespräch verwickelt, fliegt die Zeit nur so dahin und die Produktivität bleibt aus. Hier ist es wichtig, Nein sagen zu können. Wenn dir jemand deiner Kollegen etwas erzählen möchte oder dich nach deinem Wochenende fragt, dann verabrede dich einfach für die Pause mit den Kollegen oder sag eben Nein, schließlich hast du viel zu tun und möchtest nicht erst um 8 Uhr heim kommen. Falls du dir mit einer solchen Person das Büro teilen musst, ist es umso wichtiger, dass du Klartext sprichst. Es klingt vielleicht hart aber man ist in erster Linie im Büro um zu arbeiten und nicht, um neue Freunde zu finden. Falls Kollegen dir böse sein sollten, wären dies sowieso keine Menschen, die du im Freundeskreis brauchst.

Störfaktor Telefon

Kaum sitzt man am Schreibtisch, da klingelt auch schon das Telefon. Es könnte ja wichtig sein! Also geht man ran und ist bereits wieder von seiner eigentlichen Arbeit abgelenkt. Um mehr Effizienz zu schaffen, gibt es einen guten Tipp. Überlege dir, wann du am produktivsten auf der Arbeit bist und stell für die Zeit eine Umleitung ein, diese kann entweder zu deiner Kollegin gehen oder in das Sekretariat. Natürlich solltest du dies zuerst mit deinen Kollegen besprechen, bevor du ihnen einfach deine Telefonate zuweist. Als Gegenleistung kann man anbieten, dass man am Nachmittag die Telefonate der Kollegin mitübernimmt. So hat jeder den Vormittag oder Nachmittag Zeit, sich auf seine Arbeit zu konzentrieren und produktiv zu sein.

Störfaktor Internet

Das Internet ist inzwischen in jedem Büro immer zugängig. Einerseits soll es bei der Arbeit unterstützen, auf der anderen Seite lenkt es einen auch sehr gerne ab. Nirgendwo kann man so schnell nach neuen Urlaubszielen gucken, die Nachrichten lesen oder die neue Lieblingskollektion bestellen. Ist man einmal ins Internet abgetaucht, kann dies gerne einmal eine ganze Arbeitsstunde einnehmen. Um die Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern, sollte man versuchen, sich nicht davon abhalten zu lassen. Sprich, wenn dir was Wichtiges in den Kopf kommt, dass du gerne recherchieren möchtest und nichts mit deiner Arbeit zu tun hat, dann schreib dir dies einfach auf und beschäftige dich abends oder in der Pause mit dem Thema.

Störfaktor Chef

Der eigene Chef kann ein richtiger Zeitkiller sein. Er kommt meistens zu den ungünstigsten Zeitpunkten in dein Büro gelaufen und bringt deine gesamte Arbeitsorganisation durcheinander weil „das wichtig ist und jetzt erledigt werden muss“. Einem bleibt dann meistens nichts anderes über, als seine eigenen Aufgaben hinten anzustellen. Tipp: Lerne Nein zu sagen. Die meisten Kollegen und dein Chef wissen, wenn du nicht Nein sagen kannst und wenden sich mit ihren Problemen und Aufgaben an dich. Falls du jetzt merkst, dass du diese Ja-Sager-Rolle im Büro hast, solltest du sie unbedingt loswerden. Eine andere Idee ist es, effektiv im Heimbüro zu arbeiten. Frag deinen Chef, ob du einmal die Woche Home Office machen darfst. Dort kann kein Chef in dein Büro platzen und du kannst effizienter arbeiten.

Störfaktor Smartphone

Was die Menschen wohl früher ohne Smartphone gemacht haben? Wahrscheinlich effizienter gearbeitet als die meisten von uns heute. Das Smartphone klingelt im Durchschnitt jede Stunde weil irgendwer anruft oder eine WhatsApp schreibt. Richtig schlimm wird es, wenn man Teil ein sehr aktiven WhatsApp-Gruppe ist, dann können es auch gerne mal 50 Nachrichten in einer Stunde sein. Kein Wunder also, dass man bei jedem klingeln oder vibrieren automatisch auf sein Smartphone schaut. Wissenschaftler haben allerdings herausgefunden, dass es nach dem Lesen einer Nachricht ca. 3 Minuten dauert, bis man sich wieder ganz auf seine eigentliche Tätigkeit konzentrieren kann. Kein Wunder also, dass man mit dem Smartphone am Arbeitsplatz nicht effizient arbeiten kann. Die beste Idee ist es, dass Smartphone gar nicht erst aus der Tasche zu holen und es auf stumm zu stellen. So wird man nicht dazu verleitet, bei jedem Ton auf sein Smartphone zu schauen. Seinen Freunden und der Familie gibt man die Nummer im Büro, auf der sie einen kontaktieren sollen, wenn es wirklich dringend ist. So zählt dann auch nicht mehr die Ausrede, dass man im Notfall nicht erreichbar ist, wenn das Smartphone in der Tasche bleibt.

2. Tipps für mehr Effizienz am Arbeitsplatz

Es gibt zahlreiche Tipps und Möglichkeiten, mehr Effizienz am Arbeitsplatz zu schaffen. Das wichtigste im Voraus ist allerdings, dass man erkennt, wie wenig effizient man oft arbeitet. Es wird immer Arbeitstage geben, an denen man sich nicht motivieren kann und sich leicht ablenken lässt. Umso wichtiger ist es jedoch, die anderen Arbeitstage effizient zu gestalten. Damit dies gelingt, haben wir hier weitere Tipps für mehr Effizienz am Arbeitsplatz zusammengefasst:

  • Zeitmanagement: Erstelle dir einen Zeitplan, wann du welche Aufgaben erledigen möchtest
  • Home Office: Wenn möglich, arbeite einen Tag von zu Hause aus, sofern du dich dort weniger abgelenkt fühlst
  • Ordnung am Arbeitsplatz: Halte dein Büro und deinen Schreibtisch ordentlich. Unordnung lenkt dich vom Arbeiten ab
  • Richtig Pause machen: Nutze deine Mittagspause, um dich zu bewegen und etwas Gesundes zu essen, so dass du nach der Pause gestärkt weiterarbeiten kannst

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