Selbstorganisation Ordnung ist das halbe Leben

Die Arbeit kann manchmal ein Wettlauf sein. Die fälligen Abgaben häufen sich, egal ob nun auf der Arbeit ein wichtiges Projekt oder im Studium eine wichtige Hausarbeit. Durch den Stress verliert man die Zeit aus den Augen, die man noch hat und am Ende läuft man dieser hinterher. Das muss aber nicht sein! Das Stichwort lautet: Selbstorganisation. In diesem Artikel zeigt Dir ALPHAJUMP, wie du eine geordnete Selbstorganisation in dein Leben integrieren kannst.

Alles Wichtige zur Selbstorganisation
Verfasst von: Redaktion | Artikel vom: 29.06.2018 | Aktualisiert am: 29.10.2018

Selbstorganisation kannst du erlernen

Mal wieder ein langer Arbeitstag mit Überstunden und trotzdem hast du deine Aufgaben noch nicht zufriedenstellend erledigen können? Wenn das bei dir der Fall sein sollte, dann solltest du dir vielleicht überlegen an deiner Selbstorganisation zu arbeiten. Denn diese wird dir nicht in die Wiege gelegt, sondern Du kannst sie dir ganz einfach aneignen. ALPHAJUMP zeigt dir, wie du mit einer geordneten Selbstorganisation deinen Arbeitsalltag meistern kannst.

1. Was ist Selbstorganisation?

„Unser Hirn ist dafür da, um zu denken, und nicht um sich Sachen zu merken“, dieses Zitat stammt vom amerikanischen To-do-Guru David Allen. Er entwickelte das weltweit anerkannte System „Getting Things Done“, welches wir dir auf dieser Seite auch genauer vorstellen. Diese Aussage wurde von amerikanischen Wissenschaftlern untersucht und es wurde wirklich ein Zusammenhang gefunden.

Ergebnis dieser Untersuchung war, dass sich unser Gehirn von unerledigten Aufgaben beeinflussen lässt und es sich nicht abgeschlossene Aufgaben wesentlich besser merken kann als abgeschlossene. Der offizielle Begriff dafür ist Zeigarnik-Effekt. Psychologen bezeichnen so einen eingebauten „Wecker“, der so lange klingelt, bis eine bestimmte Frage beantwortet oder Aufgabe erledigt ist.

Diesen Wecker kannst du vielleicht nicht ganz abstellen, doch kannst du ihn leiser machen mithilfe einer geordneten Selbstorganisation. Methoden wurden viele entwickelt, die dich in deiner Organisation unterstützen sollen, doch wichtig für Dich ist herauszufinden welche Methode zu dir passt.

Gerade in der heutigen hochdigitalisierten Zeit können uns unsere kleinen Helfer wie Smartphones oder Tablets wirklich stark unterstützen. In den jeweiligen App-Stores findest du ein riesen Angebot an Apps, in denen du beispielsweise To-do-Listen anlegen kannst. Es gib auch viele Apps für Studenten. Der Vorteil ist, dass du diese dann fast immer bei dir hast und direkt abhaken kannst, wenn du eine Aufgabe erledigt hast.

2. Was bringt dir Selbstorganisation?

Selbstorganisation ist in den meisten Fällen besonders eines am Anfang: Beschwerlich. Damit spielen wir auf die Umstellung und vor allem auch das richtige Durchhaltevermögen gemeint. Natürlich ist es anfangs ungewohnt sich zum Beispiel um die To-do-Listen zu kümmern wenn du es vorher nie gemacht hast, doch sie müssen immer wieder bearbeitet und aktualisiert werden.

Wichtig ist, den Schweinehund in der Anfangszeit zu überwinden und sich strikt an die ausgewählte Methode der Selbstorganisation zu halten. Eine halbausgefüllte To-do-Liste abzuarbeiten bringt in den meisten Fällen nur noch mehr Chaos. Deshalb gilt in der erfolgreichen Selbstorganisation Disziplin und Ordnung.

Besonders unternehmerisches Denken und Handeln profitiert von einer guten Selbstorganisation. Von vielen wird Selbstorganisation in Unternehmen wirklich unterschätzt, doch wenn man nur ganz kleine Stellschrauben richtig einstellt, dann kann das exponentielle Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit haben.

Was genau dir eine geordnete Selbstorganisation für Vorteile bringt haben wir hier für Dich zusammengefasst.

2.1 Zeit

Zeit kannst du dir mit keinem Geld der Welt kaufen und die Uhr tickt und tickt immer weiter. Deshalb ist es wichtig das Beste daraus zu machen und nicht unnötig Zeit zu verplempern. So ist das im privaten Leben, aber auch um Berufsleben. So ziemliche jeder hat schon mal eine unangenehme Aufgabe immer weiter vor sich hergeschoben und vertagt, sodass am Ende der Deadline die Sorgen groß waren.

Durch eine geordnete Selbstorganisation kannst du deine dir zugewiesenen Aufgaben schneller angehen und vor allem lösen. Dadurch punktest du nicht nur besonders bei deinem Chef, sondern hast auch mehr Zeit für die schönen Dinge im Leben

2.2 Nerven

Stress ist die größte Belastung für unsere Nerven im Alltag und was ist einer der größten Stressfaktoren? Richtig, Zeitdruck! Und wie kannst du diesem Zeitdruck und dem dadurch folgenden Stress entgehen? Wieder Richtig, eine geordnete Selbstorganisation! Denn wenn gar kein Druck entsteht, dann können deine Nerven auch nicht darunter leiden.

Es gilt die Faustregel: Um den Überblick über deine Aufgaben zu behalten, müssen sie richtig organisiert sein. Dafür musst du auch bestimmte Prioritäten setzen können. Von wichtig zu weniger wichtig arbeiten muss nicht immer der empfehlenswerte Weg sein. Manchmal kannst du auch eine vielleicht eher unwichtige Sache vorher abschließen, damit du dich dann voll und ganz auf den einen ausschlaggebenden Auftrag konzentrieren kannst. Das fördert dann auch den nächsten Vorteil einer geordneten Selbstorganisation: Effizienz.

2.3 Effizienz

Effizienz, nicht nur am Arbeitsplatz sondern im Leben allgemein, ist das A und O. Wenn dein Vorgesetzter sieht, dass du deine Aufgaben immer fristgerecht und auch überzeugend ablieferst, dann steigt sein Vertrauen in dich und deine Arbeit. In Zukunft wirst du dann vielleicht kompliziertere und bedeutendere Aufträge bekommen. So kannst du Schritt für Schritt die Karriereleiter weiter nach oben klettern.

Natürlich kann das nicht von heute auf morgen passieren und damit ist sowohl eine Beförderung, als auch eine gut strukturierte Selbstorganisation gemeint, doch mit der richtigen Konsequenz und ein wenig Geduld, dann kann es sich nur positiv auswirken.

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3.Prinzipien der Selbstorganisation

Zwar gibt es viele verschiedene, schon konzipierte Methoden der Selbstorganisation und zwei stellen wir Dir auch auf dieser Seite vor, doch jeder Mensch tickt ein bisschen anders. Natürlich musst du dir nicht eine bestimmte Form der Selbstorganisation aufzwingen, denn dann fällt es schwerer sich wirklich daran zu halten.

Die beste Selbstorganisation erreichst du, wenn sie ganz auf dich und deine Anforderungen zugeschnitten ist. Dafür kannst du dir eine ganz individuelle Arbeitsweise der Organisation überlegen. Vier Prinzipien, die besonders wichtig sind haben wir hier für dich, damit deine individuelle Selbstorganisation gut funktioniert.

3.1 Aufschreiben

Klingt einfach, ist es auch eigentlich, doch kann manchmal eine ziemlich große Hürde sein. Gemeint ist das Aufschreiben von Aufgaben und die wichtigsten Informationen dazu. Eine einfache kleine Liste was Du für offene Projekte hast und auch wann deren Deadline ist, macht den Kopf frei und du kannst dich darauf Fokussieren sie fachgerecht abzuschließen. Ein weiterer Vorteil von solch einer To-do-Liste ist, dass du nichts vergessen kannst.

Natürlich kommt es auf eine Sache ganz speziell an: Aktualisiere deine Liste! Nur eine stets aktuelle Liste kann deine Arbeit strukturieren und dir die richtigen Wege aufzeigen. Eine „zugemüllte“ Liste, die nicht vollständig ist und Aufgaben enthält, die du schon vor Monaten abgeschlossen hast, endet meistens im Chaos und wird irgendwann einfach ignoriert.

3.2 Konzentration

Im Großraumbüro mit 50 Kollegen und Kolleginnen eine ruhige Minute zu finden um sich konzentriert auf die Aufgaben zu stürzen kann manchmal ganz schön schwer sein. Auch andere Ablenkungen wie das Handy auf dem Schreibtisch können deine Konzentration behindern und damit auch deine Selbstorganisation über den Haufen werfen.

Ein altes japanisches Sprichwort besagt: „Wer zwei Hasen jagt, fängt keinen.“ Das gilt auch auf der Arbeit. Versuche nicht mehrere Projekte gleichzeitig zu bearbeiten, denn dann kommst du bei beiden nicht weiter. Konzentriere dich auf eine Aufgabe, schließe sie ab und beginne dann fokussiert mit einer neuen.

3.3 Einfach

„Keep it simple, keep it short“ ist die Grundidee. Gerade bei großen Projekten kann es von Vorteil sein, diese nicht als eine große Thematik zu betrachten, sondern sie in kleine Kategorien und Zwischenziele zu unterteilen. Dadurch erhältst Du nicht nur einen besseren Überblick über den aktuellen Stand des Projektes, sondern erfährst immer wieder ein Erfolgserlebnis, wenn du eine Etappe erreicht hast.

3.4 Regelmäßig

Das Prinzip der Regelmäßigkeit ist besonders wichtig in deiner individuellen Selbstorganisation. Das kann sich sowohl auf die schon erwähnten Listen beziehen, aber auch auf bestimmte Abläufe und Arbeitsrhythmen. Versuche feste Strukturen in deinen Arbeitsalltag zu integrieren und halte dich konsequent daran. Durch einen festen Arbeitsplan, der dir vorgibt, wann du beispielsweise eine bestimmte, sich wiederholende, Aufgabe bearbeitest wird deine Effizienz gesteigert. Zusätzlich kannst du dir dadurch sicher sein, dass du diese Aufgabe nicht aufgrund von Stress oder ähnlichem vergisst.

4. Methoden der Selbstorganisation

Natürlich gibt es auch schon erprobte Methoden der Selbstorganisation, die von vielen anerkannt sind. Diese geben dir einen bestimmten Ablauf vor an den du dich halten kannst. Die Prinzipien sind in diesen auch enthalten, doch vielleicht werden bestimmte Akzente gesetzt und dadurch rücken sie eher in den Vordergrund. Diese Arbeitsweisen der Selbstorganisation sind keine absolut festen Strukturen und du kannst die ein oder andere kleine Veränderung vornehmen, damit sie zu deiner Person und deiner Arbeit passt. Die zwei wohl bekanntesten selbstorganisatorischen Methoden haben wir für Dich zusammengestellt und kurz erläutert.

4.1 Getting Things Done

Die wahrscheinlich bekannteste Strategie der Selbstorganisation wurde von dem Amerikaner David Allen entwickelt. Der Fokus liegt hier wirklich darauf, den gesamten Alltag einer Person zu strukturieren. Das gilt nicht nur für die Arbeit, sondern auch für das Privatleben des Anwenders. Vorgegeben wird, wie man die Arbeitsabläufe strukturieren soll für seine alltäglichen und auch neu dazukommenden Aufgaben. Besonders kompliziert ist das nicht, denn das Programm „Getting Things Done“ besteht nur aus fünf einfachen Schritten.

Die fünf einzelnen Schritte in „Getting Things Done“:

  • Erfassen: Alles beginnt mit dem ersten Schritt: Erfassen. Du beginnst damit, alle von dir zu erfüllenden Aufgaben in einem „Korb“ zu sammeln. Wichtig ist, dass wirklich alle Aufgaben in diesem Korb landen und keine irgendwo verloren geht.

  • Durcharbeiten: Im zweiten Schritt nimmst du dir jede einzelne Aufgabe zur Hand und fragst dich: „Kann ich etwas unternehmen?“ Wenn die Antwort „Nein“ ist, dann kannst du die Aufgabe wegschmeißen, wenn die Antwort jedoch „Ja“ lautet, dann kommt die zweite Frage: „Mache ich es selbst oder beauftrage ich jemanden damit?“ Wenn du dich entscheidest die Aufgabe selbst zu erledigen, dann kommt die letzte Frage: „Sofort, gleich oder später?“

  • Organisieren: Im dritten Arbeitsschritt beantwortest du die Frage ob sofort, gleich oder später. Aufgaben, die wirklich extrem wenig Zeit einnehmen solltest du sofort machen, damit du sie von der Liste streichen kannst. Danach kommen die wichtigsten Aufgaben, die schon eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Aufgaben der Kategorie später sind zwar auch aufwändigerer Natur, doch sind sie nicht so wichtig und nehmen nicht so einen hohen Stellenwert ein.

  • Kontrolle: Punkt vier ist die Kontrolle mit den Aufgaben, die du schon vorher in die drei Kategorien eingeordnet hast. Hier entscheidest du beispielsweise ob ein Auftrag vom Bereich später jetzt in den Bereich gleich umgelagert wird oder sogar sofort erledigt werden muss.

  • Erledigen: Wie der Name schon verrät: Jetzt geht die Arbeit los! Du beginnst deine Aufgaben der Reihe nach wie du sie eingeordnet hast abzuarbeiten.

Dieses Schaubild zeigt dir nochmal anschaulich den Ablauf in „Getting Things Done“:
Selbstorganisation Getting Things Done

4.2 ALPEN-Methode

Gemeint ist natürlich nicht das Gebirge im Zentrum Europas, denn eigentlich müsste man es A-L-P-E-N-Methode schreiben. Die vom Deutschen Lothar Seiwert entwickelte Methode der Selbstorganisation besteht ebenfalls aus fünf einfachen Schritten. Der Name dieser Strategie stammt von den jeweiligen Anfangsbuchstaben der Schritte: Aufgaben notieren, Länge einschätzen, Pufferzeit einplanen, Entscheidung treffen und Nachkontrolle.

Hier die fünf Elemente der ALPEN-Methode genauer erklärt:

  • Aufgaben notieren: Der erste Schritt besteht darin, alle Aufgaben, die du erledigen aufzuschreiben und zwar unabhängig von ihrer Relevanz.

  • Länge einschätzen: Schritt zwei ist es, für jede Aufgabe eine ungefähre Schätzung zu notieren, wie viel Zeit diese in Anspruch nimmt.

  • Pufferzeit einplanen: Da auf der Arbeit auch mal spontan Dinge dazwischen kommen können, die wirklich nicht warten können, ist es ratsam eine gewisse Pufferzeit einzuberechnen. Meist gilt die 60:40 Regel, also 60 % verplanen und 40 % Puffer lassen.

  • Entscheidung treffen: Hier geht es darum die Prioritäten der einzelnen Aufgaben zu bestimmen. Wie genau das geschieht, ist meisten ganz individuell zu entscheiden. Wichtig ist dann natürlich sich auch strikt an den ausgeklügelten Plan zu halten.

  • Nachkontrolle: Vertrauen ist gut doch Kontrolle ist besser wie es so schön heißt. Gerade wenn du diese Methode der Selbstorganisation noch nie angewendet hast ist dieser Schritt wichtig. Hier lernst du nämlich, ob deine vorherigen Einschätzungen korrekt waren oder ob du dich verkalkuliert hast. Dieser Lerneffekt ermöglicht es dir, in Zukunft eine genauere Planung anzustellen.

5. Fazit

Als Fazit kann man eigentliche nur eines sagen: Ja, richtige Selbstorganisation ist anfangs eine Überwindung und braucht eine gewisse Zeit um sich zu etablieren, aber es lohnt sich für die Zukunft!

Gute Selbstorganisation lernst du leider nicht von heute auf morgen. Dafür musst du Erfahrung sammeln und vor allem aus diesen Lernen. Am nächsten Tag wirst du nicht mehr den gleichen Fehler machen wie gestern.

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Quellen:

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