Erfolgreiches Zeitmanagement für Studenten Wie teile ich meine Zeit im Studium sinnvoll ein?

Man sagt: Zeit ist wertvoll, da man Zeit, die man vergeudet, nicht wieder zurückbekommt. Deswegen sollte man seine Zeit gut und sinnvoll nutzen, zum Beispiel bei der Arbeit oder im Studium, damit man Aufgaben fristgerecht fertigstellen kann und Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben hat, wie Freizeit, Hobbies, Familie und Freunde. Wie du deine zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll einteilst, welche Regeln du beachten und welche Methoden und Tipps du beim Zeitmanagement anwenden kannst- das alles haben wir von ALPHAJUMP für dich zusammengefasst.

Zeitmanagement Kompetenzen
Verfasst von: Redaktion | Artikel vom: 19.08.2018 | Aktualisiert am: 29.10.2018

So hast du deine Zeit im Griff!

„Zeit ist Geld!“, lautet ein Sprichwort. Dementsprechend wird Zeit mit Geld verbunden und scheint einen Wert zu haben. Zeit wird aber auch mit Glücklich sein verbunden. Wer für andere Dinge leben möchte, als nur für die Arbeit- also für Hobbies, Familie und Freunde, scheint glücklicher zu sein. Hier spielt das Zeitmanagement eine große Rolle, denn wenn du deine Aufgaben und deine Zeit sinnvoll einteilst, hast du auch Zeit für die anderen Dinge.

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1. Allgemeines zum Zeitmanagement

Zeitmanagement umfasst allgemein gesagt, die Planung und Organisation der eigenen Zeit, egal ob Arbeitszeit, Studienzeit oder Freizeit. Gutes Zeitmanagement soll dir dabei helfen, deine Zeit so gut wie möglich einzuteilen, sodass du deine anstehenden Aufgaben alle erledigt bekommst- möglichst ohne Stress. Ein Berg von Aufgaben und fehlende Zeit, lässt dich schnell in Panik geraten.

Das Wort Zeitmanagement selbst stellt einen äußerst verwirrenden Sachverhalt dar, denn Zeit lässt sich nicht managen. Vielmehr geht es beim Zeitmanagement um die eigene Arbeitsweise, die effektiver gestaltet werden soll, wodurch man seine Lebensqualität sogar verbessern kann.

Zeitmanagement kann schon fast als eigenständiger „Beruf“ gesehen werden, denn Zeit sinnvoll einzuteilen ist auch mit viel Aufwand verbunden. Obwohl Zeit unendlich ist, ist Zeit auch befristet. Manche Aufgaben müssen innerhalb eines Zeitraumes zu einem bestimmten Zeitpunkt fertiggestellt werden. Nicht nur bei der Arbeit gibt es solche Deadlines, sondern auch im Studium. Viele Studenten haben mit der Zeit zu kämpfen. Es kursiert schon lange der Spruch rum: „Ich habe so lange ein Motivationsproblem bis ich ein Zeitproblem habe!“ und viele stimmen dem zu. Aber wenn du mit einer Zeitmanagement-Methode arbeitest, deine Zeit und deine Aufgaben richtig einplanst, dann entsteht meist gar kein Zeitproblem. Mit einem erfolgreichen und sinnvollen Zeitmanagement kannst du entspannt und effektiv an deine Aufgaben rangehen und effizient arbeiten.

2. Zeitmanagement - Methoden

Zeitmanagement scheint ein großes Thema in der Arbeitswelt zu sein, aber auch im privaten Bereich gewinnt es zunehmend an Bedeutung. Es wurden zahlreiche Methoden hinsichtlich des Zeitmanagements entwickelt, wie zum Beispiel das Eisenhower-Prinzip, die ALPEN-Methode oder auch das GTD-Prinzip. Da es bereits so viele Methoden gibt und immer mehr dazu kommen, sollte man für sich selbst herausfinden, welche Methoden am besten zu einem passen.

Zeitmanagement Methoden
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Zeitmanagement - Methoden

ALPHAJUMP zeigt dir, welche bekannten Methoden es im Zeitmanagement gibt und wie du sie einsetzen kannst.

2.1 Pareto-Prinzip

Das Pareto Prinzip geht auf den italienischen Ökonom und Soziologen Vilfredo Federico Pareto zurück, der von 1848-1913 lebte. Das Pareto-Prinzip wird auch als 80:20-Regel bezeichnet. Es besagt, dass man mit 20% der Zeit etwa 80% der Ergebnisse erzielen kann. Die restlichen 20% des Ergebnisses werden mit 80 % Aufwand  erreicht, das heißt sie benötigen die meiste Arbeit. Es ist eine effektive Methode im Projekt- und Zeitmanagement, um seine Aufgaben zu priorisieren, Probleme bei der Zeitplanung frühzeitig zu erkennen und konkrete Arbeitsplanungen vorzunehmen. Für eine effektive Anwendung ist es entscheidend sein eigenes Leistungsvermögen und seinen eigenen Leistungsstand einschätzen zu können.

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2.2 Die ABC-Analyse

Bei der ABC-Methode werden anfallende Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit geordnet. Ziel dieser Methode ist es, sich auf die wichtigen Aufgaben zu fokussieren.

  • A-Aufgaben sind super wichtig und sollten sofort erledigt werden. Diese Aufgaben sind nicht übertragbar und es sollten nicht mehr als 1-2 A-Aufgaben pro Tag eingeplant werden.
  • B-Aufgaben sind weniger wichtig und können später erledigt werden. Diese sind teilweise an andere Personen delegierbar.
  • C-Aufgaben sind kaum bis gar nicht wichtig, sie können delegiert oder aufgehoben werden, da sie den geringsten Wert haben. C- Aufgaben sollten die Aufgaben sein, die keinen großen Wert haben, aber viel Zeit in Anspruch nehmen, wie zum Beispiel Papierkram, Telefonieren oder Beantworten von E-Mails.

Der Vorteil der ABC- Analyse ist die einfache und schnelle Anwendung.

2.3 Eisenhower Prinzip

Es heißt, das Eisenhower Prinzip ist der Ursprung der ABC- Analyse. Das Prinzip ist nach dem US. Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt und besagt, dass Aufgaben jeweils in zwei Kategorien unterteilt werden sollen.

Eisenhower-Matrix
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Eisenhower-Matrix

Hier sind zwei Fragen relevant: Sind die Aufgaben wichtig oder unwichtig und sind die dringend oder nicht dringend? Zur Veranschaulichung wird empfohlen eine Matrix anzulegen, indem die Aufgaben den verschiedenen Feldern zugeordnet werden sollen. Steht deine Aufgabe im Feld „dringend und wichtig“, soll man diese Aufgabe sofort erledigen. Bei nicht dringenden aber wichtigen Aufgaben soll man sie terminieren und sich einen sinnvollen Zeitpunkt für die Aufgabenerledigung aussuchen. Die dringenden aber unwichtigen Aufgaben soll man an andere delegieren. Die nicht dringenden aber auch nicht wichtigen Aufgaben soll man verwerfen. 

Möchtest du weitere Informationen über das Eisenhower Prinzip haben? In unserem Karriereguide-Artikel Eisenhower-Prinzip findest du weitere Infos.

2.4 Die ALPEN- Methode

Die ALPEN-Methode geht auf Lothar Seiwert zurück und beschreibt eine Art Tagesplan. Hierbei solltest du unbedingt darauf achten, dass du nur 60% deines Arbeitstages mit Aufgaben und Terminen verplanst. Die übrigen 40% sollten als Zeitpuffer für unerwartete  Aktivitäten gesehen werden. So entpuppen sich Störungen nicht als Stressfaktor. Alles was trotzdem unerledigt bleibt wird auf den nächsten Tag übertragen.

ALPEN ist ein Akronym und steht für:

A- Aufgaben notieren

L- Länge einschätzen

P- Pufferzeit einplanen

E- Entscheidungen priorisieren

N- Nachkontrollieren, was man erreicht hat

Die ALPEN- Methode ist einfach und allgemein gehalten. Dadurch, dass der Fokus auf der Tagesplanung liegt, werden Wochen- und Monatspläne genauso wenig berücksichtigt, wie die persönliche Leistungskurve. Auch die Priorisierung spielt bei dieser Methode keine wichtige Rolle. Trotzdem kann dir diese Methode zu einer Produktivitätssteigerung in deinem Tagesverlauf verhelfen.

Ein Tipp: Schreibe deinen Tagesplan auf. Dadurch gelingt es dir, deinen Kopf von unerledigten Aufgaben frei zu bekommen!

2.5 GTD Prinzip

GTD steht für „Getting Things Done“ und geht auf den Autor David Allen zurück. Bei dieser Methode geht es darum, alle Aufgaben zu sammeln und sie in einem Kalender zu notieren, um sie aus dem Kopf zu haben und Platz für Wichtigeres zu schaffen. Daraufhin muss man noch für jede Aufgabe die man aufgeschrieben hat entscheiden, ob diese Aufgabe sinnvoll ist und in seinen Plan integrieren. Dadurch weiß man stets was der nächste Schritt ist. Ähnlich wie bei der Priorisierung von Aufgaben, soll bei der GTD-Methode jeden Tag entschieden werden, welche Aufgaben Priorität haben.

Die offizielle GTD Website enthält ein GTD-Q Assessment. Hier kannst du herausfinden, wie gut du mit deiner jetzigen Kontrolle und Perspektive umgehen kannst. Nachdem du an dem Fragebogen teilgenommen hast, werden dir visuelle Resultate zu deinen Stärken und Herausforderungen präsentiert. Außerdem erhältst du noch Vorschläge zur Verbesserung. Die Website und der Fragebogen sind jedoch auf Englisch gehalten.

2.6 Die SMART-Methode

Die SMART- Methode soll dabei helfen deine Ziele zu formulieren. Richtige und präzise formulierte Ziele sind eine wesentliche Hilfe bei der Aufgabenerledigung.

SMART ist ein Akronym und steht für:

S- Spezifisch

M- Messbar

A- Attraktiv

R- Realistisch

T- Terminiert

Das heißt, Ziele sollten so konkret und spezifisch wie möglich formuliert werden, sie sollten messbar und attraktiv sein, sodass es Spaß macht, die Aufgabe zu erledigen. Zudem sollten sie realistisch und terminiert sein, damit ein konkretes Zeitfenster besteht die Ziele zu erreichen. Smarte Ziele verhelfen dir zu produktivem Arbeiten und Zeit sparen.

2.7 Zeitdiebe

Der Begriff Zeitdieb verrät schon um was es geht: Zeitdiebe stehlen uns unsere wertvolle Zeit. Sei es das Handy, das zu oft klingelt oder Social Media Seiten, die zu sehr ablenken.

Weitere Beispiele sind Papierkram und ineffektive Besprechungen, die einem die Zeit rauben. Man kümmert sich um diese sogenannten Zeitdiebe und auf einmal ist die Arbeitszeit rum, dabei man nicht alles geschafft hat.  Das ärgert uns, da wir die Arbeit auf den nächsten Tag verschieben müssen. Um solche Situationen zu vermeiden, sollte man seine Zeitdiebe identifizieren und reduzieren, wodurch dein Zeitmanagement optimiert wird. Es ist schwer Zeitdiebe ganz auszulöschen, aber man kann sie in den Griff bekommen.

2.8 Leistungskurve

Da unsere Leistungsfähigkeit den Tag über nicht konstant bleibt und sich im Laufe des Tages verändert, sollte man sich seine eigene Leistungskurve verinnerlichen. Dadurch kannst du deinen Arbeitstag effektiver nutzen und bessere Arbeitsergebnisse erzielen. Das heißt, die wirklich wichtigen Aufgaben solltest du in der Zeit erledigen, in der du am fittesten bist. Bei manchen ist es der Vormittag und bei anderen ist es der Abend oder die Nacht, in der sie effektiv arbeiten können und am leistungsstärksten sind, wie es beispielsweise bei Studenten der Fall ist.

Die eigene Leistungskurve lässt sich am besten ermitteln, indem du dir einen Zeitraum auswählst und  genau auf deine Leistung achtest und am besten alles aufschreibst, was dir bezüglich deiner Leistungsfähigkeit auffällt. Wann bist du müde? Wann am lebhaftesten und wann am konzentriertesten?

2.9 Die Stille Stunde

Wichtige Aufgaben sollten in Ruhe und störungsfrei erledigt werden. Denn Störungen führen zu Leistungsverlusten und einer ineffizienten Arbeitsweise. Unterbrechungen rauben und beanspruchen zugleich Zeit, um sich wieder in die Arbeit einzufinden.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll „Stille Stunden“ einzulegen, um möglichst ohne Störungen und Unterbrechungen arbeiten zu können. Telefone lautlos zu stellen oder ganz auf Seite zu legen, können hierbei helfen.

3. Zeitmanagement- Nützliche Tipps und Regeln

Da Zeit kostbar ist, geben wir dir gute Anregungen und ein paar umsetzbare Tipps, wie du deine Zeit optimal nutzen kannst. Auch ein paar Regeln können für dein optimales Selbstmanagement und Zeitmanagement hilfreich sein.

“Erstelle Dir eine Aufgabenliste!”

Eine Aufgabenliste oder auch To-Do Liste kann dir helfen, deine Aufgaben, die du in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigen möchtest festzuhalten und nacheinander abzuarbeiten. Am besten ordnest du die Aufgaben nach Prioritäten, damit du das Wichtigste zuerst erledigt bekommst. Du setzt dir zu jeder Aufgabe ein Zeitlimit, sodass du kontrollieren kannst, wie viel Zeit du schon beansprucht hast.

72- Stunden-Regel: Die Aufgabe muss innerhalb der nächsten 72 Stunden begonnen werden, sonst sinkt die Chance, dass du das Projekt jemals beginnst auf 1%!

“Prioritäten setzen!”

Aufgaben sollten nach Prioritäten gesetzt werden. Normalerweise sollten die wichtigen Aufgaben zuerst erledigt werden. Einfacher ist es aber, wenn du mit der unangenehmsten Aufgabe beginnst, bevor du mit der wichtigsten weitermachst.“ Eat the Frog“ ist hier das Stichwort.  

40-30-20-10-Regel: Diese Regel dient zur Priorisierung von Aufgaben. Laut dieser Regel solltest du rund 40% deiner Zeit der Aufgabe mit der höchsten Priorität widmen, der zweitwichtigsten Aufgabe rund 30% und der Aufgabe mit der dritthöchsten Priorität rund 20%. Alle anderen Aufgaben erhalten 10% ihrer Zeit. Diese Prozentangaben sind aber nur Richtgrößen. Du solltest das Prinzip dahinter verstehen, da es mehr als nur drei wichtigen Aufgaben gibt.

“Setze Dir sinnvolle Ziele!”

Wochen- und Tagesziele sollte deine Arbeits- und Freizeit bestimmen, denn Ziele helfen dir durch den Tag zu kommen. Durch Festlegen solcher Ziele richtest du den Fokus auf die wichtigen Dinge. Wichtig dabei ist, dass du die Ziele immer schriftlich festhältst.

 Also niemals ohne Ziel in eine Woche starten!

“Aufgaben von der Liste streichen!”

Unnötige Aufgaben solltest du direkt von deiner Liste streichen, denn du hast wichtigeres zu tun!

“Aufgaben delegieren!”

Alle Aufgaben, die für dich selbst nicht wichtig sind, solltest du an andere weiterreichen. Sie haben keinen Nutzen für dich und somit können sie weg. Auch Aufgaben, die du selbst nicht schaffst, kannst du an andere weitergeben.

“Zeitdiebe erkennen!”

Den sogenannten Zeitdieben, wie Social Media Portale, Personen in deinem Umfeld oder Perfektionismus- solltest du keine Chance geben.

“Nicht aufschieben - sofort machen!”

Aufschieben ist ein Gegner des Zeitmanagements. Dadurch schwirrt die Aufgabe immer weiter in deinem Kopf rum. Versuch deine Aufgaben zeitnah zu erledigen, damit dein Kopf frei wird.

“Erledigt, aber nicht perfekt? - Nicht schlimm!”

Sei nachlässig. Perfektionismus kann dir viel Zeit rauben. Sind die Aufgaben gut erledigt, sind sie schon viel wert und können von deiner Liste gestrichen werden. Dadurch ersparst du dir auch viel Stress.

“Sei realistisch!”

Sei realistisch. Pack deine To-Do- Liste nicht zu voll und wiege ab, wie viel du in deinem angegebenen Zeitraum schaffen kannst. Multitasking bei der Aufgabenerfüllung hört sich gut an, ist es aber nicht. Es ist viel effektiver eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen.

4. Zeitmanagement- Apps

Mithilfe von Smartphones kannst du dein Zeitmanagement um ein Vielfaches erleichtern. Smartphones sind bei den meisten Menschen heutzutage nicht mehr wegzudenken und jeder hat sie täglich in der Nähe und griffbereit. Es gibt einige Apps, die du dir herunterladen kannst, um To- Do- Listen, Zeitpläne u.v.m. zu erstellen. Hier findest du weitere Apps für Studenten.

Die Apps basieren auf verschiedenen Zeitmanagement-Methoden. Je nachdem welche Methode am besten für dich geeignet ist, kannst du die Apps auswählen, die dir am besten gefallen.

Wir haben dir eine Liste von einigen hilfreichen Apps zusammengestellt:

4.1 Eisenhowers Notizen - (Android)

Mit dieser App kann man Aktivitäten organisieren  und sie mit mehreren Geräten synchronisieren. Wie der Name bereits erwähnt, basiert diese App auf der Eisenhower Methode. Die App ist einmal in einer kostenlosen aber kostenpflichtigen Version vorhanden und ist für das Android Betriebssystem gedacht.

Leider haben wir keinen offiziellen Link im Google Play Store gefunden. Du findest aber einen Download zur App, wenn du googelst - so wie hier: Google-Suche Eisenhowers Notizen.

4.2 Der Smart Reminder - (Android)

Der Smart Reminder basiert ebenfalls auf dem Eisenhower- Prinzip. Wichtige Termine und Aufgaben können hinzugefügt und mit einer Erinnerungsfunktion versehen werden.

Den direkten Link zum Google Play Store gibt es hier: App Smart Reminder für Android im Google Play Store.

4.3 OmniFocus - (iOS)

OmniFocus arbeitet auch auf Basis der GTD-Methode. Mit dieser App werden deine Aufgaben in Kontextlisten zusammengetragen, die später einzeln bearbeitet werden können. Das Besondere ist, dass man mit Bildern und Sprachnotizen arbeiten kann, die man an den Aufgaben dran heften kann. Die App wird mit GPS unterstützt, damit man Orte wiederfinden kann, die mit einem Termin verknüpft sind. 

Diese Anwendung ist jedoch nur für Apple Produkte erhältlich. Die App findest Du direkt im App Store, nämlich hier: App OmniFocus 3.

4.4 Die DGT GTD & To-Do List - (Android)

Mit dieser App kannst du, wie mit den beiden vorherigen Apps, Checklisten, To-Do Listen, Aufgabenplanner und Einkaufslisten erstellen. Die Aufgaben werden nach Ordnern sortiert und können stetig mit Dropbox synchronisiert werden. Des Weiteren kann man aus mehreren Sprachen auswählen, wie Deutsch, Englisch, Russisch, Polnisch oder Chinesisch.

Die App findest Du direkt im Google Play Store, nämlich hier: DGT GTD & To-Do List.

4.5 iTrust PARETO - (iOS)

Mithilfe dieser App können Aufgaben an andere Personen mit nur einem Klick per Sprachsteuerung delegiert werden -nicht nur an registrierte App-Nutzer, sondern auch an beliebige nicht-registrierte Empfänger. Außerdem kannst du sehen, wie der Status der Erledigung ist und kriegst ein Feedback, sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist.

Wir haben für dich im App Store nachgeschaut, hier der Link: iTrust PARETO.

4.6 Wunderlist: To-Do Liste - (Android/ iOS)

Diese App dient der einfachen Verwaltung von Aufgabenlisten. Mit Wunderlist kannst du deine Einkaufsliste mit deinem Partner teilen, mit Kollegen an einem Projekt arbeiten oder einen Urlaub planen. Außerdem synchronisiert sich die App zwischen deinem Smartphone, deinem Tablet und deinem Computer, sodass ein Zugriff von allen Geräten aus möglich ist.

Die App Wunderlist gibt es im Apple App Store, sowie auch im Google Play Store. Hier die direkten Links für Dich:

4.7 Evernote – Organizer, Planer für Notizen & Memos (Android/ iOS)

Evernote kombiniert Notizbuch, Terminplaner, To-Do-Liste und Notepad! Mit dieser App kannst du deine Ideen sicher aufbewahren, organisieren und deine Produktivität verbessern. Auch bei dieser App ist eine Synchronisierung zwischen Smartphone, Tablet und Computer möglich, sodass alle wichtigen Informationen jederzeit zugänglich sind!

Die App Evernote gibt es ebenso im Apple App Store, sowie auch im Google Play Store. Hier die direkten Links für Dich:

4.8 Slack - Organisation für Teams - (Android / iOS)

Slack ist eine Plattform, auf der Teams zusammenarbeiten können und die Kommunikation gebündelt wird. Alle Diskussionen sind ordentlich in Channels organisiert und es gibt einen Kommunikationsverlauf für jedes einzelne Projekt. Die Lösung gibt es als Freemium-Modell. Für kleine Teams im Test kostenfrei und dann mit erweiterten Funktionsumfang auch als kostenpflichtiges Modell.

Und hier die Links für Dich zum Google Play Store oder Apple App Store:

4.9 Trello - Projektorganisation - (Android / iOS)

Trello ist ein interessantes Projektmanagement-Tool, welches alle Aufgaben organisiert und auf dem "Trello-Board" übersichtlich darstellt. Es kann im Team oder auch alleine bearbeitet werden.

Und hier die Links für Dich zum Google Play Store oder Apple App Store:

5. Fazit

Zeitmanagement spielt im Rahmen des Selbstmanagements heutzutage eine wichtige Rolle. Durch ein besseres Zeitmanagement, ist es leichter, die wirklich wichtigen Aufgaben innerhalb eines Zeitfensters mit voller Energie zu erledigen. Durch erfolgreiches Zeitmanagement kann am Ende des Tages eine bessere Work-Life-Balance erzielt werden.

Zeitmanagement Allgemein
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Zeitmangement - ALPHAJUMP Karriereguide

 Viele Kritiker sagen Zeitmanagement gibt es nicht! Man sollte von Selbstmanagement sprechen, denn da geht es darum, den eigenen Arbeitsalltag bewusst zu strukturieren. Planung, Organisation, Motivation und Zielsetzung sind bei der Strukturierung des Arbeitsalltags wichtig. Ob Zeit- und Selbstmanagement wirklich unterschieden werden,  ist reine Definitionssache. Aber weil gerade Zeitmanagement so einen großen Stellenwert einnimmt, wurden zahlreiche Methoden hinsichtlich des Zeitmanagements entwickelt, wie zum Beispiel das Eisenhower-Prinzip, die ALPEN-Methode oder auch das GTD-Prinzip. Und es kommen immer mehr dazu.

Aus diesem Grund sollte jeder für sich selbst entscheiden, welche Methoden und Zeitmanagement Tipps einen am besten ansprechen und welche Tipps man umsetzen möchte. Wenn du dich dann noch für die richtigen Apps entscheidest, wirst du sehen, dass du deine Zeit wesentlich effektiver nutzen kannst.

Was du über Kompetenzen und Soft Skills wissen solltest:

Wenn du weitere Informationen  zum Thema Soft Skills haben möchtest, dann bist du hier richtig. In dem ALPHAJUMP Karriereguide informieren wir dich über weitere Kompetenzen. Darüber hinaus findest Du weitere Themenbereiche wie Beruf, Bewerbung und Arbeitgeber. Have Fun!

Dein Zeitmanagement ist gelungen und du hast noch andere offene Fragen?

Kein Problem! Im ALPHAJUMP Karriereguide findest Du weitere Tipps und Tricks zur Selbstorganisation und auch andere Dinge, die ein jeder Student oder Absolvent wissen sollte.

Quellen:

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